ベトナム日系製造業が人事総務部門のDX化を実現!ルーティンワークの大幅削減を成功させる秘訣とは?

PR毎月発生する給与計算業務や、膨大な紙ベースでの各種申請と承認作業。これらの業務をアウトソース・DX化することで、人事総務部門の大幅な業務効率化、コスト削減を図ることができます。また組織規模が大きいほど、得られるメリットはさらに大きくなると言えるでしょう。

「社員をコア業務に集中させたい」「社内のペーパーレス化を推進したい」「勤怠管理を自動化させたい」

こうした悩みをお持ちの日系企業様に向けて、本記事では人事総務部門のDX化に成功した在ベトナム日系製造企業の事例をご紹介します。

在ベトナム日系企業にありがちな、人事・労務管理における共通課題

企業プロフィール
・会社名:トライウォール ビナパック(株)TRI-WALL VINA PACK COMPANY LIMITED
・代表者:General Director 加藤 寛明(以下、加藤氏)
・事業内容:輸出用梱包資材の製造・販売・コンサルティング、梱包デザインの提案
・従業員規模:70名
・北部・南部にそれぞれ拠点あり。人事総務担当者は両拠点で1名のみ
ベッター編集部
加藤様、本日はよろしくお願いします。早速ですが、当初感じていた、御社の人事労務領域の課題を教えてください。
加藤氏
よろしくお願いいたします。主に2つの課題があったと認識しています。

①人事総務担当者のルーティンワーク削減

加藤氏
弊社では、両拠点を見る人事総務担当者が1名在籍していますが、彼女が定型業務・ルーティンワークに割いている時間を減らし、より生産的な仕事に注力してもらいたかったというのがまず一つです。

具体的には、人事制度作りや社内の労働環境改善、他のベトナム人スタッフのサポート・ケアに取り組んでもらいたいと考えていました。

ベッター編集部
人事総務担当者の定型業務・ルーティンワークとは、具体的にどのような業務を指しますか。
加藤氏
弊社は当時、残業等の申請はEXCELで出力した紙を提出することになっていたため、そうした書類を捌くといった業務が発生していました。また、スタッフ70名分の給与計算も彼女の仕事でしたが、月末から月初にかけて、一時的に忙しくなる時期が毎月発生していたと聞いています。

本人は、これらの業務が大きな負担になっているとはあまり感じていなかったようですが、私としてはルーティンワーク的な作業はなるべく外注したいと考えていました。

ベッター編集部
70名分の給与計算を毎月…となると、結構大変な作業になりそうですね。
加藤氏
給与計算はもちろん重要な仕事なのですが、彼女には給与計算だけでなく、全体の組織づくりや労働環境の整備、研修トレーニングの充実といった仕事にフォーカスしてもらいたいと考えていました。人事労務領域で、改善できることはまだまだ多くあると感じます。

②EXCELシートによる各種管理の廃止

加藤氏
もう一つ感じていた課題は、ぐちゃぐちゃと散乱する申請データや給与計算表をEXCELで管理するのはやめて、効率化したかったという点です。

残業申請を紙に印刷して行う承認作業は実際に非効率的だと感じていましたし、EXCELデータをメールに添付してやりとりすることも多かったため、そのせいで誤って古いバージョンのEXCELを上から書き換えてしまうといったミスも発生しやすかったと思います。

EXCELでは正確性に欠けたり、数字が見えづらいために間違いを発見しづらいなどの問題がありました。

ベッター編集部
人間が行う作業なので、ミスが発生するのはある程度仕方がないことではありますが、改善の余地はありそうですね。
加藤氏
そうですね。また、給与計算関連では一部ブラックボックス化されていた業務もあり、不正が発生してもおかしくないリスクを孕んでいたと思います。

今の人数だけでもこれだけ課題があったので、もしさらに人数が増えるとなると、このまま放置はできないと感じていました。

人事総務部門の業務効率化を実現した施策とは?サービスの導入経緯について

ベッター編集部
御社では給与計算業務のアウトソースをされていますが、サービス導入のきっかけを教えてください。
加藤氏
IRC・ERCの変更手続きについてウェブで調べていたときに、たまたまI-GLOCAL(VINA PAYROLL OUTSOURCING(以下、VPO社)の親会社である日系会計事務所)の解説資料を発見しました。

法律の解釈などを読み進めていましたが内容がわかりやすく、その後「I-GLOCAL」社とアドバイザー契約をさせていただきました。さらにウェブで給与計算についての情報を調べている間に、たまたまVPO社の給与計算代行サービスについて知り、サービスの導入に至りました。

会計事務所「I-GLOCAL(アイグローカル)」とは?

「I-GLOCAL」はベトナム進出日系企業約1,000社から選ばれている会計事務所です。2003年創業、ベトナム初の日系会計事務所として、現地拠点設立・M&A・会計税務・人事労務・内部監査、給与計算など幅広くサポート。グループ従業員数は250名超、豊富な実績に基づいたコンプライアンス遵守の対応が支持され、ベトナム最大級の会計事務所へと成長しております。

ベッター編集部
給与計算業務のアウトソースには、どのような狙いがありましたか。
加藤氏
弊社の事業では、お客様に合わせてオーダーメードで提案する仕事が多く、現場の従業員が各々自主的に考えて、商品設計やクリエイティブな作業面で能力を発揮してもらう必要がありました。

スタッフ一人一人の動きがとても重要になるなか、組織開発やチームワークの強化を通じて、品質管理や生産性を向上したいという狙いがありました。そのため、人事担当者には毎月発生するルーティン作業をなるべく減らしてもらい、組織力の向上のために努めてもらいたい、力を発揮してほしいと考えていました。

ベッター編集部
サービス導入の決め手についても教えてください。
加藤氏
当時、給与計算代行を検討していたときに、実は他のスタッフを採用するかどうか迷っていました。人事担当者を1名増やすべきか、またはVPO社に業務を委託して、省力化を図るべきか。

コスト面での差はさほどなかったものの、やはり1人雇うとなると面接をしたり新たに契約をしたりなどの業務が発生します。新たに1人を採用することによって期待できる効果と、単純作業を外注して生まれた時間を使い、組織の人材が働きやすくなる環境づくりをどの程度できるか、ということを考えたときに、後者を選択しました。

人事担当者1名の採用ではなく、VPO社への業務委託を選択
加藤氏
仮に1名採用できたとしても、解決したかった仕事はできなかったかもしれませんし、離職リスクもあるなか、余分な仕事がさらに増える可能性もあったので、採用は見送りました。
ベッター編集部
新規の採用よりも、一部業務を外注する方が、期待できる効果が大きいと感じられたということですね。
加藤氏
そうですね。VPO社が無名で誰も聞いたことがない会社だったら、もしかしたら導入を躊躇していたかもしれません。しかし、弊社ではすでに会計事務所「I-GLOCAL」さんとのアドバイザー契約もあり、VPO社も「I-GLOCAL」さんのグループだったため、安心してお願いすることができました。

また、人事労務領域の課題があることは頭ではわかっていたので、時期は早い方が良いだろうということで、早速始めることにしました。

VPO社の給与計算代行サービスの特徴

VPO社の給与計算代行サービスでは、同社が提供する「terra」ソフトへ、従業員が直接残業申請や勤怠情報を入力します。そのため、従来のように人事担当者が、給与計算の元となる情報を代行会社へ提供する作業が必要ありません。

給与計算に必要となる情報は、「terra」のシステムへ直接インプットされるため、給与計算の作業が効率化されるだけでなく、サービス導入企業側の各種申請プロセスも大幅に改善されます。

人事労務管理サービス「terra」サービスの特徴・導入メリット

ベッター編集部
給与計算の代行に加えて、現在は人事労務サービス「terra」のシステムも利用されているかと思いますが、「terra」ソフト導入のメリットや、今後サービスに期待することはありますか。
加藤氏
人事労務ソフト「terra」は、弊社の課題1つ1つのニーズをきちんと満たしていて、それらを解決できる機能が全て揃っていました。

たとえば、名前を入力するだけで契約書の新規作成が簡単にできたり、労働契約書の更新時期の管理も容易になったと感じています。

給与計算では、これまでの紙ベースでの経費精算に代わり、基本給料や社会保険の計算も自動化してくれるので、こちらもかなり効率化が図れたと実感しています。

人事労務ソフト「terra」3つの強み

  • 導入支援の徹底。名ばかりのDXに終わらず、実際に導入して使い続けてもらえるサービス
  • 実務に精通したコンサルタントが設計した人事労務・総務担当者に使いやすいシステム
  • ベトナムならではの事情に精通 / コンプラ対策が可能

「terra」サービス詳細はこちら!→【人事労務DX】ベトナムの人事労務ソフト・給与計算代行ならクラウド型人事労務管理サービス「terra(テラ)

ベッター編集部
「terra」について、特にお気に入りの機能があれば、教えてください。
加藤氏
弊社では現在、勤怠管理にAIカメラの導入もさせてもらっています。従来の人事システムでは勤怠管理情報をEXCELでアップロードする必要があり、出力される情報も数式で加工されたEXCELデータのため、出てきた成果物に間違いがないか確認することが難しいと感じていました。

一方、「terra」の場合は、AIカメラを「terra」のサービスと同期させることができ、EXCEL等での情報のインプットやアウトプットは必要ないため、勤怠管理の自動化・効率化を図ることができています。勤務時間や残業時間もリアルタイムで管理できる点がとても良いと感じています。

ベッター編集部
最後に、「terra」を導入してみて、よかった点を教えてください。
加藤氏
今回、「terra」を導入する過程で気づきましたが、これまでは紙でなんとなく独自のやり方で情報をまとめていたり、書類作成のために必要な情報が十分に足りていなかったなど、社内の整備不足を改めて痛感しました。

社内での情報整備をさらに強化し、いざというときに外部へ情報開示がきちんとできるよう、普段からコンプライアンスの意識を高くしなければならないと、ツールの導入をきっかけに気づかせてもらうことができました。

「terra」は弊社が求めていた機能がドンピシャで当てはまっていたので、まずはきちんと使いこなして、人事労務領域における1つ1つの課題解決に繋げたいと思います。

ベトナムでの人事労務領域の課題解決のご相談は、VPO社へ

Trung氏
ベトナムでは給与計算は自社で行う製造業の企業が多いですが、今回のようにterraシステムを導入し人事管理プロセスを改善しながら、給与計算業務そのものを外注することで、人事部の最適化を図る事例も増えています。弊社VPOは代行業務もシステム開発も自社でやっているからこそできる提案ですので、ぜひ一度ご相談ください。

人事労務管理に少しでもお困りの企業様、人事労務サービス「terra」のツール導入や、給与計算・社会保険のアウトソースサービスについて興味がある企業の皆様、ぜひ一度、VPO社までお気軽にご相談ください。

会社基本情報

企業名 VINA PAYROLL OUTSOURCING CO.,LTD.
事業内容 給与計算代行 / 人事労務ソフト「terra」の販売・導入支援
代表者 Tran Nguyen Trung
資本金 1,200,000 USD
電話番号 +84-28-3827 8096(日・越・英)
メールアドレス info@i-glocal.com
住所 ホーチミン:11th floor TNR Tower, 180-192 Nguyen Cong Tru Street, Nguyen Thai Binh Ward, District 1, Ho Chi Minh City.
ハノイ:Room 1206, 12th floor, Indochina Plaza Ha Noi Tower, 241 Xuan Thuy Street, Dich Vong Ward, Cau Giay District, Ha Noi
Webサイト https://terra-plat.vn/

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