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【働き方改革】新規赴任者必見!ベトナム法人の「人事労務DX」をイチから始める方法とは?

ベトナム法人への出向が決まって現地に着任後
こんなお悩みはありませんか?

  • DX化に取り組むべきだと思うが、どこから手を付けたらよいかわからない
  • 何かを始めようにも、自社の人事の全体像を把握することから難しいと感じている
  • 日本よりもやたらとペーパーワークが多く、非効率な作業を改善したい
  • コンプライアンス強化や不正防止の対策を講じるべきだと漠然と考えている

PRベトナムに駐在して数ヶ月が経ち、当地の仕事に慣れてくると、社内のペーパーワーク・承認作業が謎に多かったり、前任から引き継ぎを受けたものの自社の人事事情をまだ完全には理解しきれていないなど、社内管理で改善・改革が必要だと感じている人も多いのではないでしょうか。

また、強い組織づくりに向けて、仕組みの構築など、やりたいことはたくさんあるけど、人事スタッフが通常業務のルーティンワークに追われていて、なかなか新しいことに踏み出せない…なんてこともしばしば。

今回は、こうした問題意識をお持ちの方に、人事労務DXを推進するソリューション「terra」をご紹介します!ベトナム国内の導入実績は100社以上、ランニングコスト・初期投資不要の同サービス。強いチーム作りに向けて、ぜひ一緒にチャレンジしてみませんか?

引き継ぎが不十分?組織の全体像と過去の変遷を把握するには

ベトナムに着任後、まず最初に新規赴任者が悩まされる問題の1つに「引き継ぎ」があります。引き継ぎの期間は、1ヶ月や短いときは数週間など時間的な制約もあるため、引き継ぎが不十分になってしまうことも。また、前任者の記憶や印象を頼りに行われることも多く、内容があやふやだったり、不完全だったりします。

また、お客様への挨拶など社外の引き継ぎが優先されるため、各従業員の情報等ベトナム拠点の内部事情については、しっかり引き継ぎがされないケースも多いと聞きます。


そのため、自分が従業員の人事評価をしていかなければならない立場になったとき、「前任者の評価はどうだったのか」「いつ採用されてどういう評価・昇給をされてきたのか」といった情報がハッキリせず、適切な評価が難しくなるという問題が発生します。

  • ベトナムでも、社内の人事の全体像を把握できるツールがほしい
  • 自分のような新規赴任者にとっても使いやすく、かつ将来後任に引き継ぐ際にも役立つものがほしい

こうしたご要望にお答えするサービスが、クラウド型人事労務管理サービス「terra」です。

人事データベースと過去の人事評価情報も可視化!「terra」を使って、組織の全体像を把握する方法とは?

人事労務サービス「terra」では、①人事データベース、②過去の人事評価、③過去の研修履歴といった情報の管理・可視化が可能です。

①人事データベース

全従業員の情報をクラウドソフトウェアに保存し、採用時から退職までの人事データを一元管理できます。必要な情報をいつでも確認することができ、組織の全体像もスピーディーに把握することが可能です。

管理・可視化できる情報(例)

  • 役職、年齢、性別、婚姻、住所、扶養家族、振込口座等の個人情報
  • 入社・退職時期
  • 給料・昇給・賞与支給履歴 / 労働契約書変更履歴
  • 社会保険料の納付情報 など

②過去の人事評価

「人事評価を控えているが、各従業員の過去の変遷を詳しく把握できず、適切に評価ができるかどうか不安」といった課題をお持ちの方も多いと思います。

  • 各従業員が、それぞれいつ入社して、過去にどれだけの成果を出したかがわからない
  • 現在の給与は分かるが、過去にどういう評価を受けて、どのように昇給し、賞与を支給されてきたのかが不明瞭

「terra」では、これまでの人事評価の結果および昇給履歴を細かく確認ができるため、採用してから今までの人事評価・給与の変遷データを人事評価に役立てることができます。

③過去の研修履歴

社員の定着と育成のために、社内研修を充実させ、社外研修も取り入れていく必要性は感じているものの、今まで各社員がどんな研修をしてきたか分からないという方も多いのではないでしょうか。

  • 全社・部門別の研修カリキュラムの開催頻度やテーマ等、全体像がどうなっているかを把握したい
  • どの従業員がいつ、何の研修を社内外で受けたのか知りたい

これらの研修履歴に関する情報を把握することで、今後の効果的・効率的な人材教育に役立てることが可能です。

企業担当者A
なるほど。たしかに最近は従業員も増えてきたし、低コストで始められるなら、組織作りに向けて色々と試していきたいですね。
企業担当者B
そうですね。ただ、データベース構築を進めたいのはやまやまですが、弊社の人事総務スタッフはルーティンワークが多く、いつも忙しそうで、なかなか新しいことを始められません。まずは彼らの作業負担を減らしてあげたいのですが…
Trung氏
人事労務領域のルーティンワークの負担軽減も「terra」にお任せください!給与計算や社会保険手続きの非効率な作業も効率化できますよ。

◎お問い合わせはこちら↓
info@i-glocal.com(日本語可)

人事労務のルーティンワークを減らし、かつコンプライアンスも強化する方法とは?


新規赴任者がベトナムに来てまずはじめに驚くのが、ペーパーワークの量ではないでしょうか。社内の休暇申請や残業申請などの承認作業を紙で行う会社は多く、社員が100人以上の会社となれば、新規採用と給料改定に伴う労働契約書だけでも、年間数百回サインすることとなります。

×DX化されていない、社内申請の例

企業担当者A
弊社では、休暇申請の際に、スタッフが社長へメールし、社長が総務担当にメールを転送しなければならず、とても効率が悪いと感じています。
ベッター編集部
メールが中心だと、データが集約されなかったり、過去の履歴が追えないといった問題がありそうですね。
企業担当者B
うちは、毎回紙の申請書を人事部に提出しています。総務担当と社長の両方の承認が必要なので非効率だと感じています。しかも最近はリモートワークも増え、会社に出勤する日が限られているので、去年のロックダウンのときはとても苦労しました。
Trung氏
「terra」では、こうした承認作業の効率化とペーパーレス化を実現することが可能です。ここでは、①「terra」のシステム導入、②給与計算と社会保険手続きのアウトソースサービス(代行)の2つの方法をご紹介します。

①クラウド型システム導入が有効なパターン

  • 会社は100人以上の大組織で、過去の研修履歴や昇給情報を含めた、人事情報の全体像を把握できるデータベースを構築したい
  • 人事総務担当者の仕事も効率化させたい

→こうした企業様には、クラウド型システム導入が有効!

「terra」システム導入にあたっての3つの特徴

  1. 名ばかりDXに終わらない使いやすい設計・サポート
  2. 実務に精通したコンサルタントが設計に関わり、実務担当者が使いやすいシステムとなっている。導入後に使い続けてもらえるサポートも充実。

  3. ルーティンワーク大幅削減&ペーパーレス化
  4. 勤怠管理、給与計算、社会保険手続など、人事総務部門のルーティンワークを大幅に削減することが可能。ペーパーレス化によってリモートワーク環境も整備。

  5. コンプライアンス強化・不正防止
  6. 法令改正対応が専門の母体「I-GLOCAL」の知見を活かし、ベトナムのコンプライアンスに完全対応。属人化を防ぎ、不正防止にもつながる。

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②システム導入+給与計算・社会保険手続きのアウトソース(代行)が有効なパターン

  • 現在は数人~数十人の規模で、今後の組織の拡大に伴い、将来的にはシステム導入も視野に検討していきたい
  • 50人以上の組織で、人事領域で積極的な施策を行っていくために、まずは出来る限り人事総務担当者のルーティンワークを削減したい

→こうした企業様には、システム導入に加え、「給与計算」と「社会保険手続き」のアウトソースサービスからの利用が有効!
※アウトソースをご利用いただくお客様はシステムを無料でご利用いただけます。

實原氏
弊社I-GLOCALは会計事務所として、給与計算と社会保険の代行業務に長年の実績・ノウハウがあります。

「terra」では、まず給与計算代行のサービス(アウトソース)からスタートし、その後できるだけ早く「terra」のソフトウェアを導入し、組織の規模が大きくなってきたら給与計算の内製化に切り替える、といったことも可能です。

給与計算をアウトソースすることで、個人情報漏洩のリスクが減らせるといったメリットもあります。また、アウトソースをご利用いただくお客様はシステムを無料でご利用いただけます。

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info@i-glocal.com(日本語可)

ベトナムの人事労務DXなら、クラウド型人事労務管理サービス「terra」


本記事では新規赴任者の方に「terra」をオススメする理由を解説しました。

  • 人事スタッフがルーティンワークで忙しいそうだから負担を減らしてあげたい
  • 人事情報を整理して、良い人材が入社して定着する組織づくりをしたい
  • 経理業務のアウトソースに興味がある

こうした課題をお持ちの企業様や人事労務管理に少しでもお困りの方、「terra」や給与計算・社会保険のアウトソースにご興味がある方は、ぜひお気軽にご相談ください。

「terra」の導入支援を通じ、貴社の人事労務DX化を、力強くお手伝いします。

◎お問い合わせはこちら↓
info@i-glocal.com(日本語可)

会社基本情報

企業名 VINA PAYROLL OUTSOURCING CO.,LTD.
事業内容 給与計算代行 / 人事労務ソフト「terra」の販売・導入支援
代表者 Tran Nguyen Trung
資本金 1,200,000 USD
電話番号 +84-28-3827 8096(日・越・英)
メールアドレス info@i-glocal.com(日本語可)
住所 ホーチミン:11th floor TNR Tower, 180-192 Nguyen Cong Tru Street, Nguyen Thai Binh Ward, District 1, Ho Chi Minh City.
ハノイ:Room 1206, 12th floor, Indochina Plaza Ha Noi Tower, 241 Xuan Thuy Street, Dich Vong Ward, Cau Giay District, Ha Noi
Webサイト https://terra-plat.vn/

◎お問い合わせはこちら↓
info@i-glocal.com(日本語可)

【人事労務DX】ベトナムの人事労務ソフト・給与計算代行ならクラウド型人事労務管理サービス「terra」|Trung氏・實原氏インタビュー


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