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【ベトナム・人事労務管理】従業員の現場管理・勤怠管理にお悩みの企業様必見!業務効率化・業務改善ができる報告書アプリ「Check-in」

自分の目が届かない場所で、自社の従業員がきちんと仕事をしているか、気になることはありませんか。特に外回りの営業や、お客様の現場へ赴く仕事では、従業員が時間通りに現場に到着できているか、本当に商談をしに行ったのかなど、現場管理者としては不安な気持ちになることもしばしば。

また、現場から上がってくる報告が口頭ベースで曖昧のため、現場で起きた問題を管理者目線で正しく解決できなかった、なんてこともあるのではないでしょうか。

今回は、そんな現場管理・勤怠管理など、従業員の行動を一元管理し、組織の業務改善・業務効率化・業績アップに繋げられるツールをご紹介します。

配達員や営業マンの行動管理も、「Check-in」ならスムーズ解決!

現場作業のエンジニア、建設・内装工事の作業員、物流会社の配達員、営業マンなど、管理者と別の場所で業務にあたることの多い従業員の行動管理には、頭を悩ませてきた日本人マネージャーも多いのではないでしょうか。「Check-in」なら、こうした企業の課題を解決できる可能性があります。

導入実績も多数!報告書アプリ「check-in」とは?

「Check-in」は、情報通信端末アプリやシステムの開発・販売・保守など自治体および企業向けの業務システムを手掛ける「西菱電機」が開発した、従業員の行動把握による業務円滑化を目的として開発された報告書アプリです。

卸売・小売業・建設業・内装リフォーム業・製造業・配送業など多岐にわたる業界で幅広く導入されており、アプリ上の報告機能と搭載された位置情報を活用することで、従業員の行動および業務進捗の一元管理を行うことができます。

従業員の現場到着報告も「Check-in」なら、アプリからワンタップで完了!

各従業員は自分のスマホから始業時にアプリを起動し、現場に到着したら「Check-in」ボタンで業務開始を通知。また、現場を離れる際には「Check-out」ボタンで業務終了を通知することで、従業員の稼働状況をリアルタイムで把握することが可能となります。

位置情報を活用しているため、自社の配達員や営業マンの移動履歴を確認することができます。

管理者側は、PC画面から従業員の行動実績を把握

管理者は、管理ツールで「どの従業員がいつどこでなにをしたのか」という情報をまとめて確認できるので、これまでより正確に、またスピーディーに管理、また指示を出すことが可能となりました。

従業員の行動履歴を把握することで無駄な時間や行動を削減し、案件の見える化によって会議で取り上げるべき課題が明確になり、一元管理と品質向上への取り組みに活用されています。

「Check-in」機能の特徴をご紹介

ここでは、報告書アプリ「Check-in」の3つの特徴をご紹介をします。

【特徴①】チェックイン/チェックアウトで従業員の出退勤を管理

「Check-in」ボタンをクリックすると、位置情報から自分の現在地を報告できる

「Check-in」のベースとなる「報告書」機能では、「いつ・だれが・何時に・どこにいたか」を瞬時に記録することができます。タイムカードに代わり、日付や時間は自動で入力され、位置情報から現在地情報が収集されるため、「出発時間」「到着時間」をタップするだけで、報告が完了します。

たとえば、保守メンテナンス作業員、機械エンジニア、配達員が「何時にその現場に到着したか」「建設現場の作業員が出勤時間通りに現場に到着したか」「営業マンが何時までお客さんのところにいたのか」などを記録することで、従業員の詳細行動を把握することが可能です。

口頭の報告だと遅刻の有無など、事実と異なる報告をすることもできますが、「Check-in」なら、正しい情報で従業員を徹底管理できる点が優れた特徴です。また、残業時間などもチェックアウトを押された時間からすぐに把握することができます。

言語は、ベトナム語・英語・日本語が使用できるので、使用者に合わせてカスタマイズが可能です。

【特徴②】企業ごとに報告項目のカスタマイズが可能!

営業報告結果の項目も、企業毎にカスタマイズが可能

業界・企業によっては出勤・退勤の報告以外にも管理したい報告内容があるでしょう。たとえば、営業活動の履歴を取得すると一口に言っても、「顧客への訪問時に必要な項目がヒアリングできたか」「ボトルネックは何であったか」「次の商談までの課題は何か」など、管理したい指標は企業毎に異なります。

「Check-in」では、報告書の項目も、企業ごとにカスタマイズが可能となります。実際に、これまでに「Check-in」アプリを導入している約8割の企業が、こうしたカスタマイズを行い、自社で運用するための最適化を図っています。

現場写真ファイルの添付も可能。

このカスタマイズ機能は、配送完了報告、メンテナンス報告、訪問結果報告など、様々な場面で利用できます。すべてスマートフォンから申告ができ、チーム間でデータを共有することも可能です。

【特徴③】報告書の取りまとめはもういらない?自動収集されたデータで課題を発見

従業員が何十人、何百人といると、それぞれの営業結果やアウトプットを確認することはできても、各個人の行動管理や細かい報告を拾い上げることまでは現実的ではありませんでした。その結果、非効率な部分や改善点を見つけ出せないなど、生産性を上げる糸口が見つからないという問題がありました。

「Check-in」では、報告されたデータが全て自動収集され、日本人マネージャーのPCもしくはスマホの管理画面から閲覧が可能となります。

報告データは、EXCELファイルにもエクスポートが可能

収集したデータから、例えば「こういう場合は、このルートで営業したほうが効率が良い」「このクライアントのヒアリング項目がほとんど空欄の理由は?」など、改善点や確認すべき事項が見えてきます。

発覚した課題をクリアしていきながら組織全体として生産性の向上を目指し、企業の業績アップへとつなげていく。それを可能にするのが、「Check-in」アプリです。

月額$5〜から使用可能?今なら30日間の無料トライアルも実施中

ライトプランからエンタープライズまで4種類の有料プランをご用意している「Check-in」ですが、ライトプランでは、なんと月額$5〜(1アカウントにつき)の驚異的な価格から導入が可能です。

料金プランと価格一覧
◎トライアルプラン 30日間無料
◎ライトプラン 5USD〜
◎ベーシックプラン 10USD〜
※いずれも1アカウント毎の金額となります / 初期導入費として500USDが必要となります

「Check-in」アプリについて、詳細の問い合わせはこちら

従業員の無駄な行動をなくし、業務の効率化を図ることができる「Check-in」アプリ。

業績アップを目指すための1つの大きな推進力として、「Check-in」の導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。

マイインターナショナル事業内容
マイ・インターナショナル・アソシエイツ株式会社では、今回ご紹介した「Check-in」アプリの他、ベトナム市場調査や会社設立支援といったベトナム市場参入へのサポートや、事業拡大のためのマーケティングサポート、ビジネスマッチングまで、さまざまなサービスを展開しております。詳しくは弊社までお問い合わせください。

会社情報

MAI INTERNATIONAL ASSOCIATES JOINT STOCK COMPANY
マイ・インターナショナル・アソシエイツ株式会社

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